Sifat Utama yang harus dimiliki Supervisor Masa Kini

Kawan-kawan semua,

Alkisah, ada seorang kenalan saya yang mengeluh karena memiliki atasan yang menurutnya tidak kompeten dalam memegang jabatan sebagai Supervisor. Kenalan saya ini umurnya masih 24 tahun, sementara atasannya berumur 49. Selidik punya selidik ternyata atasannya adalah mantan orang lapangan yang selama 20 tahun lebih terbiasa jungkir balik mengatasi permasalahan-permasalahan dilapangan ketimbang urusan administrasi dan sistem perkantoran.

Masalah muncul ketika sang atasan lebih sering berada dilapangan dan terlalu detail ikut turut campur pekerjaan bawahan. sehari-harinya ia memastikan dan memperhatikan benar bagaimana anak buahnya bekerja. Seolah-olah semua harus tampak benar-benar under control langsung lewat tangan dinginnnya. Akibatnya adalah banyak anak buahnya yang merasa tertekan dan tidak “bebas” dalam bekerja. Kreatifitas dan inovasi menjadi terpasung karena takut terjadi kesalahan sebab selalu diawasi. Unsur “trust” kepada apa yang dikerjakan anak buahnya menjadi hilang. Seakan-akan ia menafikkan keahlian dan kemampuan anak buahnya yang sudah berpengalaman dan bekerja belasan tahun di perusahaan tersebut.

Disisi lain pekerjaan kantor seperti membuat jadwal presentasi, membuat surat/nota/memo, membuat laporan, menganalisa sistem, memimpin rapat kerja, dsj menjadi terbengkalai sebab ia terfokus pada pekerjaan dan permasalahan operasional lapangan. Analisa maupun perhitungan statistik kebutuhan proses produksi yang seharusnya menjadi tugas dan tanggungjawabnya malah diabaikan dan dilimpahkan ke anak buah yang sangat junior/minim pengalaman.

Anda bisa menebak siapakah si junior yang saya maksud. Benar, anak bau kencur yang dilimpahi tugas seorang supervisor itu adalah kenalan saya tadi. Ia mengeluh sebab pekerjaannya menjadi menumpuk. Disamping harus mengerjakan job descriptionnya sendiri ia harus ambil pusing dengan tugas ‘limpahan’ dari atasannya. Meski selama ini ia mampu mengerjakan tugas tersebut tapi ada kalanya ia merasa khawatir bin takut kalau-kalau ia melakukan kesalahan analisa dan segalanya menjadi kacau. Dan apa yang dikhawatirkan terjadi. Suatu ketika hasil analisanya salah. Keadaan menjadi kacau dan sang atasan terkena teguran dari manajemen. Yang paling membencikan lagi adalah sang atasannya tersebut menolak disalahkan dan dengan entengnya menunjuk hidung kepada kenalan saya tadi. Busyet deh. Kok ada ya atasan model begitu. Anak buah sudah susah payah membantu dan menyelamatkannya namun malah menikam dari belakang.

Pada akhirnya saya menulis artikel ini untuk membesarkan hati kenalan saya. Dunia kerja terkadang memang seperti itu. Keras dan penuh intrik. Untuk menyiasatinya hanya ada satu cara : terus memperbaiki kualitas diri. Tuhan pasti punya maksud tertentu kenapa membuat Anda memiliki atasan yang aneh, tidak kompeten dan berhati buruk. Tugas Anda adalah membantunya dengan ikhlas agar tujuan perusahaan tercapai. Kalau Anda berhasil melewati segala kesulitan dan penderitaan batin karena memiliki atasan yang tidak kompeten maka saya yakin saat itu kualitas diri Anda sudah jauh meningkat. Bahkan kecerdasan emosi dan ketenangan diri Anda pastinya juga akan melampaui atasan Anda. Pikirkanlah bahwa nilai kepantasan Anda pada akhirnya telah berada pada standar seorang supervisor.

Seorang Supervisor seharusnya memahami peran, posisi dan tanggungjawabnya. Ia mempunyai posisi operasional yang unik. Sebagai ujung tombak yang memimpin pelaksanaan pekerjaan, disamping harus menjalankan kepemimpinan dan manajemen secara profesional.

Peran utama supervisor ialah :
1. Menjalankan perintah/ kebijakan atasan.

2. Memberi informasi keatasan Tanggung jawab utama ialah mencapai target QCDSME (Quality, Cost, Delivery, Safety, Morale, Environtment), yaitu Q-Kualitas, C-Biaya, D-Waktu, S-Keselamatan kerja, M-Semangat motivasi tim, dan E-Lingkungan.

Profesional berarti punya KSA,
K = Knowledge atau pengetahuan yang mendukung pekerjaan S = Skill atau keterampilan teknis yang mewujudkan sasaran A = Attributes atau sikap perilaku mental positif

Supervisor sebagai fungsi manajemen meliputi: Perencanaan (Planning), Pengorganisasian (Organizing), Penggerakan Pelaksanaan (Actuating) dan Pengawasan/Pengendalian (Controlling).

P-O-A-C

1. Perencanaan
Perencanaan seyogyanya melibatkan seluruh bawahan, duduk bersama guna merumuskan permasalahan yang dihadapi, menetapkan tujuan dan sasaran (komitmen) dan rencana pelaksanaan termasuk didalamnya adalah perencanaan penganggaran (konsensus). Konsensus yang telah ditetapkan harus dipublikasikan secara terbuka.

Dalam perencanaan ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan. Harus berpikiran SMART, yaitu Specific artinya perencanaan harus jelas maksud maupun ruang lingkupnya. Tidak terlalu melebar dan terlalu idealis. Measurable, artinya program kerja atau rencana harus dapat diukur tingkat keberhasilannya. Achievable artinya dapat dicapai. Jadi bukan anggan-angan semu. Realistic, artinya sesuai dengan kemampuan dan sumber daya yang ada. Tidak terlalu mudah dan tidak terlalu sulit. Tapi tetap ada tantangan. Time, artinya ada batas waktu yang jelas. Mingguan, bulanan, triwulan, semesteran atau tahunan. Sehingga mudah dinilai dan dievaluasi.

2. Pengorganisasian
Peran kepemimpinan (leadership) seorang supervisor sangat penting dalam rangka menjalankan perencanaan jangka pendek, kalo manager atau diatasnya lebih ke jangka panjang.
Dalam fungsi Pengorganisasian, pemimpin (supervisor) menentukan siapa melakukan apa (who does what) sesuai dengan tujuan yang telah dirumuskan.

Agar tujuan tercapai maka dibutuhkan pengorganisasian. Dalam perusahaan biasanya diwujudkan dalam bentuk bagan organisasi. Yang kemudian dipecah menjadi berbagai jabatan. Pada setiap jabatan biasanya memiliki tugas, tanggung jawab, wewenang dan uraian jabatan (Job Description). Semakin tinggi suatu jabatan biasanya semakin tinggi tugas, tanggung jawab dan wewenangnya. Biasanya juga semakin besar penghasilannya. Dengan pembagian tugas tersebut maka pekerjaan menjadi ringan. Berat sama dipikul, ringan sama dijinjing. Disinilah salah satu prinsip dari manajemen. Yaitu membagi-bagi tugas sesuai dengan keahliannya masing-masing.

3. Penggerakan Pelaksanaan
Melakukan koordinasi dan pengarahan terhadap seluruh bagian atau sektor yang terlibat dalam pencapaian target QCDSME. Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan pelaksanaan kerja. Untuk itu maka dibutuhkan kerja keras, kerja cerdas dan kerjasama. Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Pelaksanaan kerja harus sejalan dengan rencana kerja yang telah disusun. Kecuali memang ada hal-hal khusus sehingga perlu dilakukan penyesuian. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.

4. Pengawasan/Pengendalian
merupakan proses untuk mengamati secara terus menerus (bekesinambungan) pelaksanaan rencana kerja yang sudah disusun dan mengadakan koreksi (perbaikan) terhadap penyimpangan yang terjadi. Untuk menjalankan fungsi ini diperlukan adanya standar kinerja yang jelas. Pengawasan dan pengendalian juga merupakan alat ukur apakah implementasi sesuai dengan rencana yang merupakan konsesus bersama yang telah ditetapkan sebelumnya.

Agar pekerjaan berjalan sesuai dengan visi, misi, aturan dan program kerja maka dibutuhkan pengontrolan. Baik dalam bentuk supervisi, pengawasan, inspeksi hingga audit. Kata-kata tersebut memang memiliki makna yang berbeda, tapi yang terpenting adalah bagaimana sejak dini dapat diketahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. Baik dalam tahap perencanaan, pelaksanaan maupun pengorganisasian. Sehingga dengan hal tersebut dapat segera dilakukan koreksi, antisipasi dan penyesuaian-penyesuaian sesuai dengan situasi, kondisi dan perkembangan terbaru.

Kompetensi seorang Supervisor. Ia haruslah seorang pribadi yang :
1. Memahami masalah teknis
2. Mengetahui dan menerapkan fungsi manajemen (POAC)
3. Memberi contoh yang baik (Role model)
4. Terbuka / mau menerima masukan/pendapat/kritik bahkan reminder/teguran dari bawahan
5. Dapat mendengarkan dengan baik
6. Terorganisir
7. Dapat dipercaya
8. Dapat memimpin
9. Tegas/ Assertife
10. Bisa memutuskan dengan baik
11. Bisa memberikan keputusan

Apakah semua yang disebutkan diatas sudah cukup? Belum.

Saya pikir ada 3 sifat utama lagi yang harus dimiliki seorang Supervisor.

Yang pertama, harus mampu memotivasi. Tidak dalam bentuk ceramah atau nasihat-nasihat belaka. Motivasi yang diperlukan adalah yang berbentuk nyata alias konkret. Ia seyogyanya mampu membuat program sederhana yang memotivasi atau sekedar memimpin diskusi dengan hangat; atau bersedia menjadi ‘rekan curhat’ permasalahan yang dialami bawahannya. Saya teringat bukunya Patrick Lencioni yang berjudul The Three Signs of a Miserable Job. Disana ada kisah tentang seorang pria bernama Brian Bailey yang membuat beberapa program sederhana namun berefek dahsyat bagi seluruh anak buahnya. Ia memimpin sebuah tim kecil dalam sebuah restoran hingga terbentuk iklim kerja yang luarbiasa. Anda perlu membaca buku tersebut.

Sifat yang kedua adalah empati yang benar. Sebagai contoh bila ia mengetahui ada anak buahnya yang rajin tiba-tiba mlungker tidak memiliki semangat kerja maka ia akan memanggilnya kedalam ruangan dan menanyakan kenapa, bukan malah menegur atau memarahinya. Empati yang benar berarti memberikan jawaban atau kata-kata yang tepat untuk membangkitkan kembali gairah kerja. Jangan sampai ada anak buah yang mengeluh karena istrinya kabur dibawa lari seorang jutawan tampan, eh Anda malah mengatakan dengan santai : “Well, ambil sisi baiknya, saya yakin saat ini istrimu lebih bahagia. Sekarang saya mohon kembalilah bekerja dengan semangat”.

Terakhir, sifat ketiga yang harus dimiliki Supervisor masa kini adalah menginginkan segala sesuatunya berjalan lebih baik. Kata ‘lebih baik’ sengaja saya garis bawahi sebab disitulah poin utama dari sifat ini. Supervisor ‘jadul’ mayoritas beranggapan kalau dirinya sudah menjadi pengawas yang baik bila segala hal yang menjadi tanggungjawabnya berjalan lancar. Apapun hal itu : proses produksi, jadwal penyaluran, sistem keamanan, alur kerja operasional, dsb yang berjalan lancar dan baik biasanya menjadi standar untuk dipenuhi.

Memang benar kalau memastikan segalanya berjalan lancar dan baik adalah tugas dan kewajiban Anda, tapi di masa sekarang itu saja tidaklah cukup. Anda harus memiliki mindset ‘lebih’ dalam bekerja. Tekad dan performance yang Anda tampilkan haruslah bagaimana segala sesuatunya berjalan lebih baik, lebih lancar, lebih aman, lebih efektif, lebih efisien, lebih cepat, lebih teratur, lebih mudah, dan ‘lebih-lebih’ lainnya. Untuk membuat sesuatu memiliki nilai lebih tidaklah harus memerlukan biaya yang besar. Terkadang bahkan tidak memerlukan biaya. Barangkali hanya dengan mengubah kebiasaan atau pola kerja yang sudah ada. Sederhana? Ya. Mudah? Belum tentu. Berpikir untuk mengupayakan sebuah keadaan berubah menjadi lebih baik memang tidak mudah, tetapi segala kemudahan yang tersedia tidak akan membuat kondisi menjadi lebih baik kalau kita tidak pernah memulai untuk memikirkannya.

Tetaplah istiqomah,

muhsin-budiono